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招商會議的籌備
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招商會議的籌備

 
     招商會議一般多在國(境)外舉辦,旨在通過招商會議的形式,吸引世界跨國公司、大財團到國內投資。因而在國(境)外舉辦的招商會議,具有時間長、空間跨度大、語言差別大等特點。一個成功的招商會議,與招商會組織者在會議籌備階段、召開階段和會后跟進階段大量細致、繁雜、辛勤的工作是息息相關的,其中首要的步驟就是會議的籌備階段。
     一、預先籌劃,制定方案
     招商會議籌劃方案作為會議組織的綱要,主要圍繞如下三個環節進行。
     1.確定會議目的、名稱、規模
     招商會議由于有其獨特的個性,因而不論以何種方式進行,其目的就是為了招商引資。圍繞這個目的,招商組織根據掌握的各種信息,跨國公司、大財團的投資動態,以及世界經濟發展的趨勢,各國對外資本輸出的流量等,來分析和選擇舉辦招商會的所在國家,再根據邀請客商的人數多少等因素確定招商會的形式及規模。
     2.確定會議時間、會場,邀請客商
     招商會議時間的確定,除需考慮到會前準備時間外,還要與會場的準備,我方人員出入境手續的辦理,國(境)外賓客的邀請,當地協作機構和新聞機構的聯系等情況作通盤考慮。
     與會議時間相關的會期安排,要根據緊湊、連續的原則進行,并制訂詳細的計劃安排表,既要嚴格控制會議時間,力求高效,又必須使招商會議時間安排合理,讓組織者有充足時間介紹情況,參會客商有充裕時間提問、洽談和進行投資探討,達到預期目的。
     招商會議地點(即會場)的選擇,應依據會議的目的、規模及國(境)外合作機構的協助來確定。會場座位通常以略多于到會人數為好。如果會場太小,人員擁擠,影響會場秩序;會場過大,則顯得稀稀拉拉,沖淡會議氣氛,兩者都會影響會議效果。
     同時,在確定會議時間、會期及會議地點時,還要綜合考慮人的心理素質、人體生理活動、周圍環境影響這三種因素。一般來說,會期安排在上午8~11時,下午2:30~5時,會場地點選擇在金融、工商界活動較為集中、交通便利、停車方便的地域為宜。
     與會對象,需圍繞本次招商會的目的來確定。除我方各有關領導和招商人員外,邀請的客商應包括當地政府要員,工商界知名人士,有關財團、公司或各商界組織負責人及其代表,新聞界人士,協辦組織有關人員等,并邀請我國駐外使、領館人員參會。
     3.編制會議費用預算
     通過編制會議費用預算,對于所需的總費用有一個大致的估算,并可有計劃地分配會議的各項費用,防止超支和浪費。招商會議的費用通常包括場地租金、設計費用、工作人員費用、聯絡及交際費用、差旅費、住宿費、宣傳費用、器材租金、運輸和保險費用等,要根據會議所要達到的效果來考慮這些費用的標準。
     籌劃方案形成并取得主管領導批準后,下一步工作是盡快形成強有力的招商會務班子,以便形成具體細致的工作方案,分工協作予以實施。     二、會務工作組的組建、分工和訓練
     會務工作小組的職責,主要是為會議提供會員服務,負責策劃、制訂和落實方案,起到上傳下達的樞紐作用。包括確定開會時間、地點、中心內容、人員,聯絡國(境)外合作單位,邀請客商和與會賓客及相關機構,組織和編制會務資料、招商項目資料,宣傳簽約項目,組織安排我方人員的出入境、行程、食宿、會場布置、會議主持、來賓主持、新聞發布等多項工作。
     會務工作小組的組建,應由主管、帶隊領導負責統籌安排,并以有相關經驗的人員負責常務工作,配置大會現場譯員,通過詳細分工,明確職責范圍和工作標準,保證各成員富有成效地開展工作。

 

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