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會議餐飲服務策劃步驟
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會議餐飲服務策劃步驟

    好的餐飲安排是會議的一大亮點。
    細則:將下列的核對清單交給我們能幫助活動圓滿順利:
    1.預計多少人?
    2.選擇什么顏色的桌巾與餐巾(選擇一種或多種顏色)?
    3.主桌和其他桌要如何擺飾?
    4.多少人坐在主桌?主桌需要放在舞臺上嗎?
    5.主桌是否需要講臺和麥克風?
    6.講臺位置在哪里?需要哪種麥克風?
    7.主桌是否也要供餐,還是哪些名流在餐后才來?
    8.如果采用自助餐,主桌人也自行取用,還是請服務人員先給他們盤子?
    9.是否需要預留其他位子給貴賓(如果需要,在邀請函中就要告訴他們桌號或者派人在門口迎接)?
    10.是否要收取餐券?事先告訴宴會經理并提供"餐券樣本"。
    11.如果來的人沒有餐券應如何處理?
    12.是否在主桌的人也要求給餐券?
    13.是否在宴會廳外面放置報到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置獎品桌?
    14.晚宴的菜單、節目表是否放在桌上或是在入口處分發?
    15.是否另外需要一個房間讓貴賓們在晚餐前休息?
    16.有人節食、素食等特別安排,如果有最好事先告知。
    17.是否要掛banner?
    18.是否需要衣帽間?
    19.受獎人坐在主桌還是臺下,如果是后者,是否要替他們預留位子?他們如何上臺?
    20.當受獎人上臺時是否需要投射燈,燈光打在演講者或司儀?
    21.是否要演奏國歌?如果需要,可能要國旗。
    22.是否要安置視聽設備?
    23.是否需要背景音樂或跳舞音樂?是否演奏者坐在舞臺上?
    24.是否有表演節目,舞臺大小是否足夠,如果有表演,舞臺尺寸和高度多少?
    25.舞臺四周是否要裙邊?上面要不要地毯?歷是否需要預演?何時?
    27.什么時候開門讓客人進來?
    28.每一程序的時間安排、前奏音樂或表演、用餐時間、正式節目和演講、跳舞等。
    29.洗手間在哪里,如果門口仍有人看守時,如何讓上洗手間的人回來?
    主題節目:主題節目可以很簡單只有一個樂隊表演,或盡心安排特別節目。如果預算允許,就可以特別設計,有時常以會議當地特色作主題,飯店或會議中心宴會人員可能留存一些當地主題的東西,如果你需要可借用。
    與宴會經理討論"主題",他們有各種不同主題的活動,可建議你以前做得很成功的案例,同樣地創新概念,如果你對布置或娛樂節目沒有概念,宴會人員可以一起包辦。如果由自己負責,通知宴會人員所有安排都是外包,如節目、背景、特殊家具、燈光、視聽設備,并告訴他們什么時候會來布置、舞臺放在哪里、什么時候拆除。
    主題活動的位置圖(1ayout)特別重要,避免擁擠在入口,餐飲部分也要畫一份平面圖,顯示每個位置需要多少空間。以主題來設計通知、邀請函和指示牌   最先要考慮的是會議中心廚房的位置,供菜的路線如何?在大型活動時廚房與宴會地點距離很遠可能是一個重大的錯誤。討論基本服務需求如咖啡點心怎么安排,大型會議在短時間要提供上千人食物,詳細與會議中心代表和合約商討論,或許你可以考慮由飯店承辦外燴。
    也要了解會議中心是否可供酒,有時只允許在某一時間內使用。有些會議中心主辦單位還要申請臨時許可證提供啤酒和酒類。
    會場以外地方的餐飲:有時會議籌辦人會選擇會議中心或飯店以外的地方舉辦活動--如博物館或市政廳。這些地方可能有他們專門的餐飲服務,如果沒有,詢問以前曾經辦過的餐飲服務,再從他們那里獲取資訊,慎選適合的餐飲服務相當重要,因為那些地方原本不用來作餐會的場地,大部分的場地沒有廚房與設備,如何保持食物的溫度,而且桌椅、桌巾所有東西都要運過來。在這種地方舉行活動不僅費時、復雜,價格也可能較高。舉辦會場以外地方的活動要考慮以下需求:
    1.安排交通運輸(如果需要)、租車費用、活動結束后在哪里上車?
    2.要帶什么東西?他們是否有桌、椅、講臺、桌巾、餐具、衣架、冰箱、飲水器?電插頭是否足夠?
    3.洗手間是否足夠?位置在哪里?
    4.是否有冷暖空調設備?
    5.如果在戶外,天氣惡劣時有什么備用方案?
    6.是否允許供應酒?
    7.是否有足夠的準備食物區?
    8.是否要額外支付清潔費用?
    9.通常要支付餐飲承包商和場地訂金,要彼此簽約,將條款內容詳細閱讀,最好選擇一家有經驗的飯店承辦外燴,他們擁有全套設備與訓練有素的服務人員,如此餐飲的質量才能無慮。
    成本控制:餐飲成本除了食物外還包括采購、會場座位布置、服務、清潔和燈光、視聽設備等,所以議價空間很小。要求提供幾種不同菜單,再討論菜單內容。如果在同時間還有其他活動,使用相同菜單是否較便宜,在茶點時間(coffeebreak)使用紙杯是否比使用瓷器便宜?
    重要的是內部控制,如果報名費中包括餐飲,最好使用餐券,因為有些人并不一定參加所有活動,以餐券比較準確。如果你能確認出席人數,將會減少浪費,這是一個慣例,如果人數在某一定數目之下仍要以基本數計算,預算通常在餐飲決定前編列,詢問宴會經理這樣會比編列預算增加多少百分比。
    很多沒有經驗的人做預算時忘了包含稅金和小費,如果你是請大會重要人士來負責選擇菜單,最好價格已包括稅金和小費。
    保證數量:宴會經理通常要求你在活動前48小時給予保證數量,雖然有時活動在星期一或星期二,但是要求你在周末前確定保證數量,如果需要較多時間決定名單或在現場售票,可能同意在48小時前提出保證數量,而在24小時前給最后確定數量,但是絕對不能少于24小時。慣例來說有個伸縮性,比例約3%-5%,基本上來說通常會多準備5%的分量,例如保證200人會準備210份,不要忘記加上主桌及工作人員。

 

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